インターネット検索が主流となった昨今、地方企業における集客の中心は「Webサイトからの集客」へと移行しつつあります。
そんな現状を受け、サイトリ制作やリニューアルを検討している企業も多くあるとは思いますが、
- 要件定義書の準備のしかたが分からない…
- そもそも何を書いていいのかも分からない…
- よく聞く「要件定義」と「RPF」って別物…？
上記のような不安を抱えている企業の方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、サイト制作を検討している企業の方に向けて、「要件定義」や「RPF」について詳しく解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください！
目次
Webサイトリニューアルの「要件定義」とは？
Webサイトリニューアルにおける要件定義とは、具体的にはリニューアルの目的やコンセプト、実装する機能、予算、スケジュールといった要素をしっかりと整理する作業のことです。この作業を行うときには、制作会社やシステム会社と密接に連携し、リニューアルの全体像やイメージを明確にすることを指します。
なぜ要件定義が必要なのか？
要件定義をしっかりと行う目的は、リニューアル作業をスムーズにし、最終的なWebサイトが理想に一歩でも近づけるようにするためです。事前に要件を詳細に固めておくことで、途中で方向性がブレるリスクを減らし、さらには必要な機能が後から漏れるという問題も防げます。
「要件定義書」と「RFP」の違いは？
Webサイトリニューアルの要件定義を行う際には、「要件定義書」と「RFP」という2種類の書類を作成することが一般的です。
ここでは、上記2つの書類について詳しく解説していきます。
要件定義書
要件定義書とは、リニューアルを担当する制作会社やシステム会社が作る文書のことです。この文書は、発注側が求めている内容をしっかりと把握し、
- リニューアルの具体的な目的は何か？
- 狙いたいターゲット層はどこか？
- デザインの方針はどうするか？
などの情報を詳細にまとめた資料を指します。この要件定義書があるおかげで、サイトリニューアルの進行がスムーズになり、制作会社と依頼者の認識を一致させることで、無駄な手戻りが減り、効率的に作業を進められるのです。
RFP（提案依頼書）
RFP（Request for Proposal）とは、一般的に「提案依頼書」とも呼ばれ、発注者からの依頼詳細をまとめた文書のことを指します。この文書には、「サイトリニューアルの概要、現状の課題、予算、スケジュール」などが記載されています。
RFPは、上記の「要件定義書」と重複する情報も多いですが、RFPを作成する理由として、制作会社やシステム会社に対して自社の目的や考えを明確に伝える目的があります。
また、複数の見積もりを取る際には、同一の条件下で各社の価格を比較できるといった利点もあるのです。
要件定義で決めるべき8項目
1：サイトリニューアルの背景を決める
プロジェクトが大規模な場合、リニューアルの目的が不明確になる可能性があります。そのため、誰でも簡単に理解できるように、「リニューアルする理由は何か？」や「現在の主な課題は何か？」について明確に説明しておくことが重要です。
2：サイトリニューアル後のコンセプトを明確にする
サイトのリニューアルが目的とするのは、訪れたユーザーに対して提供する価値が一目瞭然となるような設計です。例えば、「すぐに実用できるマーケティングの知識を提供するメディア」のように、分かりやすく直訴力のあるコンセプトが好ましいとされています。
このようなコンセプト設定により、キャッチコピー、デザインの色調、新機能、追加されるコンテンツ等が効率よく決定できます。
3：目標となる「KGI・KPI」を決定する
サイトリニューアルの目的であるKGI（最終的な数値目標）・KPI（中間数値目標）を設定します。両者を設定することで目的を具体的な数値で示すことができ、サイトリニューアルの成功点や問題点をチーム全体で共有しやすいメリットがあります。
たとえばKGIには、「問い合わせ数◯件/月」、KPIに「アクセス数を○倍に増やし、CVRを〇〇倍にする」という指標を設定したとします。
アクセス数はクリアしているのにCVRが未達の場合は、サイト導線を改善するなど次の施策を打ち出しやすくなります。
4：リニューアルに関する予算・費用感を決めておく
サイトリニューアルの予算・費用については、サイトの規模や目的によって大きく変わる可能性があります。以下に、サイトリニューアルにかかる費用の内訳を示します。
- ディレクション費
- サイト設計費
- デザイン費
- コーディング費
- コンテンツ・記事制作費
- 動作確認・検証費
事前におおよその予算感をWeb制作会社やシステム開発会社に伝えておくと、リニューアルできる範囲が明確になり、計画がスムーズに進むでしょう。
5：プロジェクトのスケジュールを決めておく
公開日を基にして、スケジュールを逆算していきましょう。その際には、発注者、Web制作会社、そしてシステム開発会社との打ち合わせが欠かせません。このような綿密なコミュニケーションが、プロジェクトの成功に直結しています。
6：プロジェクトメンバーや体制管理を行う
役割を明記して、プロジェクトメンバーのプロジェクト体制を定義します。この機会に、プロジェクト体制図で指示系統を可視化すると、理解が深まるでしょう。プロジェクト体制が曖昧だと、「どこのチームがこの問題を解決するのか」「誰の指示が最終的に重要なのか」や「遅延が発生した場合、責任はどこにあるのか」といった疑問が生まれ、トラブルの原因になります。指示の系統は、できる限り単一にし、各部門の責任者が一眼で確認できるように配慮しましょう。
7：サイト構成（サイトマップ）を決める
サイトマップとは、ページの構造を図示したものであり、ウェブサイト全体のビジュアル表現を提供します。サイト構成を事前に決めておくことで、タスクや作業の量を全体的に理解しやすくなります。各ページが果たすべき役割を明確化し、不必要なものは取り除き、また、統一された表現が望ましいページは一つにまとめて調整を施してください。
このような設計を事前に行うことで、ユーザーは迷わずに目的地に到達でき、サイトの使用時間とページビューを増加させる効果が期待できます。内部リンクの配置もこれに繋がる重要な要素です。
8：リニューアル後のサーバー環境を整理する
インフラ環境のドメインやサーバーなどについて明記するというのは一般的な手法です。一方で、ドメインは新しく取得した際にはドメインパワーが0で始まるため、多くのケースで既存のドメインを使用します。
さらに、サーバー容量が大きい有料サーバーにリニューアル時に切り替えるケースもあります。
要件定義書は必ず自分で作るべき？
Webサイトリニューアルにおいて、要件定義書の作成は非常に重要ですが、依頼者にとってはこの作業が大きな負担になることもしばしばです。特にWebの知識が少ない依頼者が要件定義書を自ら書くと、非効率な方向、SEO（検索上位化）に不都合な方向へと進んでしまうリスクもあるでしょう。
そういった課題を解決するために、制作会社側でプロによる要件定義を行い、依頼者はその確認だけをする、といった形でWebサイトリニューアルを行う制作会社も存在します。
Web制作会社による要件定義の作成は、単にプロジェクトの進行をスムーズにするだけでなく、「リニューアルを通して、成果に繋げる」といった目標を達成する可能性が高いといえます。プロのマーケターやデザイナーが要件をしっかりと定義することで、ムダな手間や時間を削減できますし、効率的なプロジェクト進行が可能になります。
また依頼者側の負担も軽減されます。専門的な知識が不要なため、依頼者はプロジェクトの大枠を把握しやすくなり、納得のいく結果を得られるようになるというわけです。
まとめ：要件定義は制作会社への依頼がベスト
本記事で述べた通り、Webサイトリニューアルにおける要件定義は必ず行うべき工程です。しかしただサイトを作るだけではなく「リニューアルを通して、しっかり成果に繋げたい」という場合は、やはりマーケティング的、デザイン的な観点が不可欠です。
そのため、もし可能であれば要件定義やリニューアルコンセプトの作成まで行ってくれるWebサイト制作会社に依頼するのがベストでしょう。